Nieuw Nederlands 6e ed/FLEX - Hoofdstuk 3.7 - Schrijven - Zakelijke e-mail oefentoetsen & antwoorden

Je kunt een e-mail wel gebruiken als je  een afspraak wilt maken of bevestigen; een vraag hebt waar je niet onmiddellijk een antwoord op hoeft te hebben; antwoord geeft op een eenvoudige vraag; veel mensen tegelijk een (niet heel belangrijke) mededeling wilt doen; iemand op een andere manier niet kunt bereiken.Gericht: je houdt rekening met de lezer: welke informatie heeft hij al, welke informatie heeft hij nog nodig en welke belangen heeft hij;Duidelijk: je geeft aan naar aanleiding waarvan je schrijft en wat je van de lezer verwacht; Aantrekkelijk: je tekst is zorgvuldig en zakelijk geformuleerd en niet te lang; Correct: je e-mail bevat geen spel- en formuleringsfouten. De zakelijke e-mail heeft een vaste opbouw: De eerste alinea maakt duidelijk wat de aanleiding is.De volgende alinea’s geven uitleg of toelichting bij het onderwerp.De laatste alinea maakt het doel van de e-mail duidelijk en geeft aan wat er van de lezer verwacht wordt (welke reactie of welke vervolgstappen). E-mail: Er zullen meerdere mensen deelnemen aan de vergadering; e-mail is een makkelijke manier om een grote groep te bereiken. Daarbij hoeven je collega’s geen reactie te geven en is de vergadering volgende week pas. Ander communicatiemiddel: bel de huisarts, of ga langs. Dit is vertrouwelijke informatie en belangrijke informatie. Er is een kans dat er stappen ondernomen moeten worden, afhankelijk van de uitslag. Ander communicatiemiddel: een vergadering is de beste situatie voor het bespreken van de punten; dit geeft namelijk ruimte tot brainstormen en/of discussie. Voor het maken van de afspraak voor de vergadering, kun je wel een e-mail sturen. E-mail: Het is een korte vraag met enkel twee mogelijkheden waar verder niet over gediscussieerd hoeft te worden. Daarbij is een e-mail makkelijker om het overzicht te houden.  Let op: onderstaande situaties zijn voorbeelden van antwoorden. Je stuurt een e-mail naar vrienden wanneer je bijvoorbeeld iets wil organiseren. Stel je voor dat je samen een weekend weg gaat en je wil weten wie wat meeneemt. Denk hierbij aan de boodschappen. Ook kun je via mail afspreken hoe de kosten verdeeld zullen worden. Als je deze afspraken via de e-mail maakt, heb je het zwart op wit en kunnen er geen misverstanden ontstaan. Als je op je werk enkele verbeteringen/wijzigingen wil aanbrengen, is het verstandig dit tijdens een vergadering te bespreken, zodat er ruimte is voor vragen en discussie.  Aankoop Samsung S23 Ultra en horlogeVermeld het onderwerp kort en krachtig, maar probeer zo precies mogelijk te zijn.Amsterdam, 5 maart 2020Het is belangrijk dat bekend is wanneer de e-mail geschreven is. In een reactie wordt vaak naar de datum verwezen. Achter de plaatsnaam zet je een komma. Vervolgens noteer je dag (cijfers), maand (voluit) en jaar (vier cijfers).Geachte heer, mevrouw Van der Steen, Bij het aanspreken van de geadresseerde moet je zorgvuldig zijn. Controleer of alle namen correct gespeld zijn en let op het juist gebruik van de hoofdletters: schrijf de aanduidingen mevrouw, meneer of heer met een kleine letter, maar de eerste letter van de naam is altijd met hoofdletter. Zet na de aanhef een komma.Vorige week heb ik de nieuwe Samsung S23 Ultra besteld. Hoewel de aanhef eindigt met een komma, begint de eerste alinea met een hoofdletter. Alle alinea’s beginnen tegen de linkerkantlijn. Veel mensen vinden het onbeleefd om een e-mail te beginnen met ‘Ik’. Dat probleem kun je oplossen door te beginnen met een bijwoordelijke bepaling Met vriendelijke groet, (witregel)Bas van KarenveldLet erop dat de aanhef en de afsluiting bij elkaar passen. Na de afsluiting volgt een komma. Sluit af met je volledige naam en plaats geen punt achter je naam.  Voorbeeldbrief:Van: basvankarenveld@gmail.comAan: info@kpnamsterdam.nlVerzonden: 15 april 2023 Onderwerp: Aankoop Samsung S23 Ultra en horlogeBijlage: aankoopbewijsEindhoven, 15 april 2023Geachte meneer Van der Wiel,Vorige week was ik in de Samsung Store in Amsterdam om daar een nieuwe telefoon aan te schaffen. Ik wilde graag de nieuwe S23 Ultra kopen, maar deze was niet op voorraad. Er werd mij door medewerker Pieter Verstee een mooie deal aangeboden: het nieuwste digitale Samsung horloge kreeg ik er gratis bij. Vanzelfsprekend was ik erg blij met deze deal en keek ik uit naar de levering. De telefoon is gisteren geleverd. Helaas zat hier het horloge niet bij. U kunt zich voorstellen dat ik teleurgesteld was. Allereerst was de telefoon niet op voorraad en vervolgens lijkt - nadat ik met de klantenservice gesproken heb - de aangeboden deal niet door te gaan. In de bijlage vindt u het aankoopbewijs. Hier staat duidelijk vermeld dat ik bij de telefoon het horloge aangeboden heb gekregen. Ik begrijp dat het een uitzonderlijk goede deal is, maar dit is de afspraak die met mij gemaakt is. Ik verwacht dus dat KPN zich aan deze afspraak houdt en mij alsnog het horloge opstuurt. Ik zie uw reactie graag tegemoet. Met vriendelijke groet, Bas van KarenveldPhilipstraat 201234 AB EindhovenTel.: 06-12345678Toelichting: jouw brief moet de volgende elementen bevatten:Zorg ervoor dat de gegevens juist vermeld zijn. Achter van noteer je jouw e-mailadres. Het onderwerp is kort en precies. Probeer altijd een bewijsstuk bij te leveren, als dat mogelijk is. Let erop dat je de plaats en datum op de juiste manier noteert: plaats, (komma) dag (cijfers), maand (voluit) en jaar (vier cijfers)Bij een zakelijke e-mail hoort een zakelijke aanhef. Aangezien je de manager niet persoonlijk kent, gebruik je zijn voornaam niet, maar enkel zijn achternaam. Leg in de eerste alinea (let op, begin niet met ik) de situatie uit. Probeer dit zo kort mogelijk te doen, maar geef wel alle informatie die nodig is om de gehele situatie te begrijpen. Vertel in de volgende alinea precies wat het probleem is. In de laatste alinea draag je een oplossing aan. Verwijs hierbij naar de bijlage. Zorg ervoor dat je duidelijk bent, maar blijf beleefd. Als je boos wordt, bereik je je doel waarschijnlijk niet. Geef aan dat je graag een reactie krijgt.Een formele afsluiting.Noteer jouw volledige gegevens. Maak het voor de ontvanger zo makkelijk mogelijk om jou te bereiken. Geef dus je adres en je telefoonnummer. Tip: Houd het middenstuk kort en beperk je tot de belangrijke zaken. Je hoeft bijvoorbeeld niet in te gaan op het gesprek met de klantenservice; je hoeft niet aan te geven dat je te maken had met een nieuwe medewerker die waarschijnlijk de regels nog niet goed kende. Jouw doel is het horloge alsnog te ontvangen (of een vergoeding, excuses; afhankelijk van jouw oplossing). Tip bij de hele toets: vraag aan je docent of hij/zij je heel precies kan uitleggen waar hij/zij op let tijdens het nakijken. Natuurlijk word je beoordeeld op de kenmerken van de zakelijke e-mail, maar misschien let jouw docent ook extra op (werkwoord)spelling of formulering. Dit hangt af van jouw school/docent en of deze onderdelen al behandeld zijn. Er zijn docenten die werken met een nakijkformulier. Vraag of hij/zij dit met je wil doornemen.